La guía
Cómo empezar con IA en una pyme
Empieza por una tarea que hoy te quita tiempo o clientes, como responder siempre lo mismo, perder llamadas o pasar pedidos a mano.
Tu situación y por dónde empezar
10 situaciones habituales, cada una con su primer paso y la página donde se explica.
| Tu situación | Por dónde empezar | Dónde se explica |
|---|---|---|
| «Respondo siempre las mismas preguntas» | Chatbot o asistente que responde y pasa a una persona | Chatbot para la web |
| «Se me pierden las consultas de la web» | Agente que cualifica la consulta y la registra | Chatbot para la web |
| «No doy abasto con el WhatsApp» | Agente en WhatsApp | Agente de WhatsApp |
| «Las citas me llegan por todas partes» | Agente que reserva y confirma las citas | Agente de WhatsApp |
| «Nadie coge el teléfono a mediodía» | Agente de voz | Agente de voz |
| «Perdemos llamadas fuera de horario» | Agente de voz con transferencia y mensaje | Agente de voz |
| «Las facturas me comen la semana» | Captura de facturas y registro automatizado | Automatizar procesos |
| «Paso pedidos a mano de un programa a otro» | Automatización de datos entre herramientas | Automatizar procesos |
| «El correo me come la mañana» | Clasificar y encaminar el correo con IA | Automatizar procesos |
| «Los presupuestos salen tarde» | Automatización del borrador de presupuestos | Automatizar procesos |
En pocas palabras
Empieza por una tarea que hoy te quita tiempo o clientes, como responder siempre lo mismo, perder llamadas o pasar pedidos a mano. Con eso claro, ves qué tipo de herramienta encaja, qué datos no deben salir de tu empresa y si hay una ayuda abierta para pagarlo, y compruebas el estado real de las ayudas antes de contar con ellas.
¿Cuáles son los primeros pasos?
La pregunta útil no es qué puede hacer la IA en tu empresa en general, sino qué tarea concreta te quita tiempo o clientes hoy. Si puedes decirla en una frase, ya sabes por dónde empezar y qué tipo de herramienta buscar; si no puedes, comprar una herramienta antes de tenerla clara suele acabar en algo que nadie usa. Empieza por un solo problema, pruébalo con una persona responsable y amplía solo cuando funcione.
Cada frase habitual de quien dirige una empresa se corresponde con un tipo de solución y con la página que la explica.
Un chatbot, un agente y una automatización no son lo mismo, y cada uno tiene un caso en el que no conviene.
Dato con fuente: Cuándo no conviene cada opción
- Chatbot: conversa y responde con el contenido de la empresa; no conviene cuando cada consulta exige juicio profesional o cuando hay pocas consultas.
- Agente: cumple un objetivo en varios pasos y decide el orden; no conviene cuando el proceso siempre es el mismo o cuando sus acciones no se pueden deshacer sin aprobación.
- Automatización: ejecuta pasos fijos cuando llega un evento; no conviene cuando el proceso se hace pocas veces o cuando cada caso es distinto.
¿Sirve ChatGPT para una empresa?
Un asistente general como ChatGPT ayuda con borradores, resúmenes y primeras versiones de textos, y lo que produce hay que revisarlo antes de usarlo. Antes de contratar ChatGPT para empresas o cualquier asistente parecido, la pregunta de negocio es qué pasa con los datos que tu equipo escribe en él: si el proveedor los usa para entrenar sus modelos, cuánto tiempo los guarda y qué firmas con él. Esa respuesta cambia según el producto, así que mírala producto a producto y en la documentación oficial.
Lo que dicen los proveedores en su documentación oficial:
Dato con fuente: Qué declara cada proveedor sobre tus datos
- Microsoft indica que los avisos y las respuestas de Microsoft 365 Copilot no se usan para entrenar los modelos fundacionales (los modelos base de Microsoft), y declara cumplimiento del RGPD (el reglamento europeo de protección de datos) y de la EU Data Boundary (el compromiso de tratar los datos dentro de la UE).
- Google indica que el contenido del cliente de Gemini en Google Workspace no se usa para entrenar modelos generativos fuera de la organización sin su aprobación.
- Por defecto, los datos enviados a la API de OpenAI no se usan para entrenar salvo que la organización lo active, y la retención cero (que el proveedor no guarde los datos) solo está disponible para clientes aprobados.
La API de OpenAI es una interfaz para integrar modelos en programas propios, no el chat que usa tu equipo en el navegador, y lo que se dice de una no vale para el otro.
¿Cuánto cuesta y de qué depende?
Lo que cuesta un agente de IA o una automatización no se puede dar en una cifra sin saber qué tiene que hacer, porque encargos con el mismo nombre pueden ser muy distintos. Lo que sí puedes hacer es comparar propuestas por los mismos factores. Ejemplo ilustrativo: si una incluye varios canales e integración con tu programa de facturación y otra solo un canal sin integración, la más barata no compra lo mismo. Pon las propuestas una al lado de la otra y comprueba que todas responden a esta lista.
El coste depende de estos factores.
| Factor | De qué depende el coste |
|---|---|
| Alcance de las tareas | Cuántas tareas cubre el sistema y cuántos casos distintos debe resolver |
| Número de canales | Web, WhatsApp, teléfono o correo; cada canal añade configuración, pruebas y reglas propias |
| Integraciones con software existente | Programas de facturación, agenda, gestión de clientes u hojas de cálculo que hay que conectar |
| Volumen que atiende una persona frente al agente | Cuántas consultas pasan a una persona y cuántas resuelve el sistema solo |
| Idiomas | Cada idioma adicional requiere contenido, pruebas y revisión propios |
| Mantenimiento de la base de conocimiento | Quién actualiza el contenido que usa el sistema y con qué frecuencia |
| Reglas de traspaso a una persona | Cuándo pasa a una persona la conversación o la llamada y cómo se le avisa |
| Configuración de protección de datos | Contrato con el proveedor, minimización de datos, registro de actividades y aviso a la persona usuaria |
| Mantenimiento y monitorización | Revisión de errores, cambios en los programas conectados y actualización de plantillas y flujos |
| Cargos por uso del proveedor | Algunos proveedores cobran según el consumo; cada proveedor publica sus condiciones |
Los cargos por uso son un factor que depende del proveedor: con un proveedor que cobra por consumo, el coste mensual sigue al volumen de conversaciones o tareas, no a una cuota cerrada.
Si quieres contrastar tu caso con esta lista, puedes describirlo aquí.
¿Qué no deberías pegar en una herramienta de IA?
Si tu equipo usa ChatGPT por su cuenta, el riesgo depende sobre todo de lo que se pega en ella. Una regla sencilla para toda la plantilla evita la mayoría de los problemas: nada de datos personales de clientes, contratos ni contraseñas en una herramienta cuyo uso la empresa no ha acordado con el proveedor.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado un decálogo de recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de inteligencia artificial, que sirve de punto de partida. Cuando la empresa pasa de un uso suelto a un sistema propio, la protección de datos se configura: contrato con el proveedor, minimización de datos (usar solo los imprescindibles), registro de actividades y aviso a la persona usuaria.
Dato con fuente: Qué se configura en protección de datos
- Contrato con el proveedor, minimización de datos, registro de actividades y aviso a la persona usuaria.
Ejemplo ilustrativo: en lugar de pegar el correo de un cliente con su nombre, su teléfono y su pedido para que la herramienta redacte la respuesta, se pega solo la pregunta, sin datos que lo identifiquen, y la respuesta se completa después en el programa de la empresa.
¿Qué herramientas de IA puede usar una pyme?
Las herramientas de IA para pymes se entienden mejor por familias que por marcas, porque cada familia resuelve un tipo de problema distinto. Si tu problema es escribir y resumir dentro de los documentos y el correo, mira los asistentes de tu suite ofimática; si es atender a clientes con unas reglas, una plataforma para crear agentes; si es mover datos entre programas, una plataforma de automatización. Ninguna familia es mejor que otra en abstracto: depende del problema que hayas nombrado en el primer paso.
Hay familias de herramientas, más las interfaces de programación para quien desarrolla sus propios sistemas.
Dato con fuente: Familias de herramientas
- Asistentes dentro de la suite: Microsoft 365 Copilot y Gemini en Google Workspace están integrados en sus aplicaciones.
- Plataformas para crear agentes: Microsoft Copilot Studio sirve para crear y gestionar agentes personalizados.
- Plataformas de automatización: n8n, Make y Zapier conectan programas y modelos de IA en flujos de trabajo.
Cada familia tiene su coste de entrada en trabajo. Un agente necesita permisos acotados, un objetivo y unos límites escritos, y supervisión de lo que hace; una automatización necesita el proceso escrito con sus excepciones, acceso a los programas y una persona que revise los errores. Además, algunos proveedores cobran según el consumo, así que el gasto sigue al volumen y no a una cuota fija.
¿Hay ayudas para usar IA en una pyme?
Una ayuda pública solo cuenta para tu presupuesto si la convocatoria está abierta y tu caso encaja en ella, y eso se comprueba en la página oficial, no en un anuncio. Planifica el proyecto como si no hubiera ayuda y, si aparece una abierta que encaja, súmala después.
Este es el estado de los programas, con la fecha en que se comprobó y su enlace oficial.
| Programa | Organismo | Estado | Fecha de comprobación | Enlace oficial |
|---|---|---|---|---|
| Programa Kit Digital | Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública | No confirmado para IA | 12 de noviembre | digital.gob.es |
| Red IA | Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública | Resuelta, no abierta | 12 de noviembre | digital.gob.es |
| Red IA Salud | Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública | Resuelta, no abierta | 12 de noviembre | digital.gob.es |
Dato con fuente: Kit Digital
- La página oficial indica que el programa se dirige a pequeñas empresas, microempresas y autónomos.
- Una orden ministerial publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) modifica las bases del programa, que se aplican a las convocatorias hasta agotar los fondos.
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